Loading...
HomeMy WebLinkAboutGeneral notice of continuation coverage rightsRevised May 2014 - 1 -                 GENERAL NOTICE OF CONTINUATION COVERAGE RIGHTS      Introduction    You are receiving this notice because you have recently become covered under the City of Iowa City's  health and/or dental and/or EAP plan (the Plan).  This notice contains important information about your  right to COBRA continuation coverage, which is a temporary extension of coverage under the Plan. This  notice generally explains COBRA continuation coverage, when it may become available to you and  your family, and what you need to do to protect the right to receive it.  When you become eligible for  COBRA, you may also become eligible for other coverage options that may cost less than COBRA  continuation coverage.    The right to COBRA continuation coverage was created by a federal law, the Consolidated Omnibus  Budget Reconciliation Act of 1985 (COBRA).  COBRA continuation coverage can become available to you  when you would otherwise lose your group health coverage.  It can also become available to other  members of your family who are covered under the Plan when they would otherwise lose their group  health coverage.  For additional information about your rights and obligations under the Plan and under  federal law, you should review the Plan's Summary Plan Description or contact the Plan Administrator.    You may have other options available to you when you lose group health coverage.  For example, you  may be eligible to buy an individual plan through the Health Insurance Marketplace.  By enrolling in  coverage through the Marketplace, you may qualify for lower costs on your monthly premiums and  lower out‐of‐pocket costs.  Additionally, you may qualify for a 30‐day special enrollment period for  another group health plan for which you are eligible (such as a spouse’s plan), even if that plan generally  doesn’t accept late enrollees.      What is COBRA Continuation Coverage?    COBRA continuation coverage is a continuation of Plan coverage when coverage would otherwise end  because of a life event known as a "qualifying event."  Specific qualifying events are listed later in this  notice.  After a qualifying event, COBRA continuation coverage must be offered to each person who is a  "qualified beneficiary."  You, your spouse, and your dependent children could become qualified  beneficiaries if coverage under the Plan is lost because of the qualifying event.  Under the Plan, qualified  beneficiaries who elect COBRA continuation coverage must pay for COBRA continuation coverage.    If you are an employee, you will become a qualified beneficiary if you lose your coverage under the Plan  because either one of the following qualifying events happens:     Your hours of employment are reduced, or   Your employment ends for any reason other than your gross misconduct.  Revised May 2014 - 2 -   If you are the spouse of an employee, you will become a qualified beneficiary if you will lose your  coverage under the Plan because any of the following qualifying events happens:      Your spouse dies;   Your spouse's hours of employment are reduced;   Your spouse's employment ends for any reason other than his or her gross misconduct;   Your spouse becomes entitled to Medicare benefits (Part A, Part B, or both); or   You become divorced or legally separated from your spouse.    Your dependent children will become qualified beneficiaries if they will lose coverage under the Plan  because any of the following qualifying events happens:     The parent‐employee dies;   The parent‐employee's hours of employment are reduced;   The parent‐employee's employment ends for any reason other than his or her gross misconduct;   The parent‐employee becomes entitled to Medicare benefits (Part A, Part B, or both);   The parents become divorced or legally separated; or    The child stops being eligible for coverage under the plan as a "dependent child."  Sometimes, filing a proceeding in bankruptcy under title 11 of the United States Code can be a qualifying  event.  If a proceeding in bankruptcy is filed with respect to the City of Iowa City, and that bankruptcy  results in the loss of coverage of any retired employee covered under the Plan, the retired employee will  become a qualified beneficiary.  The retired employee’s spouse, surviving spouse, and dependent  children will also become qualified beneficiaries if bankruptcy results in the loss of their coverage under  the Plan.    When is COBRA Coverage Available?    The plan will offer COBRA continuation coverage to qualified beneficiaries only after the Plan  Administrator has been notified that a qualifying event has occurred.  When the qualifying event is the  end of employment or reduction of hours of employment, death of the employee,  commencement of a  proceeding in bankruptcy with respect to the employer, or the employee's becoming entitled to  Medicare benefits (under Part A, Part B, or both), the employer must notify the Plan Administrator of  the qualifying event.    You Must Give Notice of Some Qualifying Events    For the other qualifying events (divorce or legal separation of the employee and spouse or a dependent  child's losing eligibility for coverage as a dependent child), you must notify Human Resources.  The Plan  requires you to notify Human Resources within 60 days after the qualifying event occurs or the date that  coverage ends due to the event, whichever is later.  You must provide this notice to:  Human Resources,  City of Iowa City, 410 E Washington St., Iowa City, IA 52240, (319) 356‐5025 or (319) 356‐5028.    How is COBRA Coverage Provided?    Once the Plan Administrator receives notice that a qualifying event has occurred, COBRA continuation  coverage will be offered to each of the qualified beneficiaries.  Each qualified beneficiary will have an  independent right to elect COBRA continuation coverage.  Covered employees may elect COBRA  Revised May 2014 - 3 - continuation coverage on behalf of their spouses, and parents may elect COBRA continuation coverage  on behalf of their children.    COBRA continuation coverage is a temporary continuation of coverage that generally lasts for 18  months due to employment termination or reduction of hours of work. Certain qualifying events, or a  second qualifying event during the initial period of coverage, may permit a beneficiary to receive a  maximum of 36 months of coverage.     These are the ways in which this 18 month period of COBRA continuation coverage can be extended:    Disability extension of 18‐month period of continuation coverage    If you or anyone in your family covered under the Plan is determined by the Social Security  Administration to be disabled and you notify the Plan Administrator in a timely fashion, you and your  entire family may be entitled to receive up to an additional 11 months of COBRA continuation coverage,  for a total maximum of 29 months.  The disability would have to have started at some time before the  60th day of COBRA continuation coverage and must last at least until the end of the 18‐month period of  continuation coverage. Human Resources must be notified of Social Security Disability determination  within 60 days starting from the latest of (1) the date on which Social Security Administration issues the  disability determination; (2) the date on which the qualifying event occurs; (3) the date on which the  qualified beneficiary loses (or would lose) coverage under the plan as a result of the qualifying event; or  (4) the date on which the qualified beneficiary is informed, through the furnishing of the Summary Plan  Document or COBRA general notice, of the responsibility to notify the plan and the procedures for doing  so.   The affected individual must also notify Human Resources within 30 days of any final determination  that the individual is no longer disabled.    Second qualifying event extension of 18‐month period of continuation coverage    If your family experiences another qualifying event while receiving 18 months of COBRA continuation  coverage, the spouse and dependent children in your family can get up to 18 additional months of  COBRA continuation coverage, for a maximum of 36 months, if notice of the second qualifying event is  properly given to the Plan.  This extension may be available to the spouse and any dependent children  receiving continuation coverage if the employee or former employee dies, becomes entitled to  Medicare benefits (under Part A, Part B, or both), or gets divorced or legally separated, or if the  dependent child stops being eligible under the Plan as a dependent child, but only if the event would  have caused the spouse or dependent child to lose coverage under the Plan had the first qualifying  event not occurred.    Are there other coverage options besides COBRA Continuation Coverage?    Yes.  Instead of enrolling in COBRA continuation coverage, there may be other coverage options for you  and your family through the Health Insurance Marketplace, Medicaid, or other group health plan  coverage options (such as a spouse’s plan) through what is called a “special enrollment period.”   Some  of these options may cost less than COBRA continuation coverage.   You can learn more about many of  these options at www.healthcare.gov.          Revised May 2014 - 4 - If You Have Questions    Questions concerning your Plan or your COBRA continuation coverage rights should be addressed to the  contact or contacts identified below.  For more information about your rights under COBRA , the Patient  Protection and Affordable Care Act, and other laws affecting group health plans, contact the nearest  Regional or District Office of the U.S. Department of Labor's Employee Benefits Security Administration  (EBSA) in your area or visit the EBSA website at www.dol.gov/ebsa.  (Addresses and phone numbers of  Regional and District EBSA Offices are available through EBSA's website.) For more information about  the Marketplace, visit www.healthcare.gov.      Keep Your Plan Informed of Address Changes    In order to protect your family's rights, you should keep Human Resources informed of any changes in  the addresses of family members.  You should also keep a copy, for your records, of any notices you  send to Human Resources.    Plan Contact Information    The Plan Administrator is Karen Jennings, Human Resources Administrator, 410 E Washington St, Iowa  City IA 52240, (319) 356‐5025.  COBRA continuation coverage for the Plan is administered by Human  Resources staff.  Human Resources staff may be contacted at 410 E. Washington St. Iowa City, IA 52240  or by calling (319) 356‐5020 or (319) 356‐5028.