Loading...
HomeMy WebLinkAboutPartnership Policy and Proposal Format           Sample    Partnership Policy   and   Proposal Format              Created By:        www.greenplayllc.com  3050 Industrial Lane, Suite 200  Broomfield, CO 80020  303‐439‐8369 or Toll Free: 1‐866‐849‐9959  Fax:  303‐439‐0628  Email:  info@greenplayllc.com    © 2003 GreenPlay, LLC – updated 2008  Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 2 Sample Parks and Recreation Department   Partnership Policy  And Proposal Format      Table of Contents    Part One                      Page    I. The Sample Parks and Recreation Department   Partnership Policy          A. Purpose              3  B. Background and Assumptions         4  C. Partnership Definition        5  D. Possible Types of Partners      6  E. Sponsorships         7  F. Limited Decision‐Making Partnerships          7  G. Benefits of Partnerships            8    II. The Partnering Process        9    III. The Partnership Evaluation Process         A. Mission and Goals           11   B. Other Considerations        11   C. Selection Criteria           13   D. Additional Assistance        14      Part Two     The “Proposed Partnership Outline Format”      15    Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 3 I. Sample Parks and Recreation Department Partnership Policy      A. Purpose    This policy is designed to guide the process for Sample Parks and Recreation Department in  their desire to partner with private, non‐profit, or other governmental entities for the  development, design, construction and operation of possibly partnered recreational facilities  and/or programs that may occur on City property.     Sample Parks and Recreation Department would like to identify for‐profit, non‐profit, and  governmental entities that are interested in proposing to partner with the City to develop  recreational facilities and/or programs. A major component in exploring any potential  partnership will be to identify additional collaborating partners that may help provide a  synergistic working relationship in terms of resources, community contributions, knowledge,  and political sensitivity. These partnerships should be mutually beneficial for all proposing  partners including the City, and particularly beneficial for the citizens of the community.       This policy document is designed to:    • Provide essential background information,   • Provide parameters for gathering information regarding the needs and contributions of  potential partners, and   • Identify how the partnerships will benefit the Sample Parks and Recreation Department and  the community.       Part Two: The “Proposed Partnership Outline Format”, provides a format that is intended to  help guide Proposing Partners in creating a proposal for review by Sample Parks and Recreation  Department staff.   Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 4 B. Background and Assumptions    Partnerships are being used across the nation by governmental agencies in order to utilize  additional resources for their community’s benefit. Examples of partnerships abound, and  encompass a broad spectrum of agreements and implementation. The most commonly  described partnership is between a public and a private entity, but partnerships also occur  between public entities and non‐profit organizations and/or other governmental agencies.     Note on Privatization:    This application is specific for proposed partnering for new facilities or programs.   This information does not intend to address the issue of privatization, or transferring existing  City functions to a non‐City entity for improved efficiency and/or competitive cost concerns. An  example of privatization would be a contract for a landscaping company to provide mowing  services in a park. The City is always open to suggestions for improving services and cost savings  through contractual arrangements. If you have an idea for privatization of current City  functions, please call or outline your ideas in a letter for the City’s consideration.     In order for partnerships to be successful, research has shown that the following elements  should be in place prior to partnership procurement:      ƒ There must be support for the concept and process of partnering from the very highest  organizational level – i.e.: the Board or Trustees, a council, and/or department head.    ƒ The most successful agencies have high‐ranking officials that believe that they owe it to  their citizens to explore partnering opportunities whenever presented, those communities  both solicit partners and consider partnering requests brought to them.     ƒ It is very important to have a Partnership Policy in place before partner procurement  begins. This allows the agency to be proactive rather than reactive when presented with a  partnership opportunity. It also sets a “level playing field” for all potential partners, so that  they can know and understand in advance the parameters and selection criteria for a  proposed partnership.    ƒ A partnership policy and process should set development priorities and incorporate  multiple points for go/no‐go decisions.    ƒ The partnership creation process should be a public process, with both Partners and the  Partnering Agency well aware in advance of the upcoming steps.            Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 5 C. Partnership Definition    For purposes of this document and policy, a Proposed Partnership is defined as:    "An identified idea or concept involving Sample Parks and Recreation Department and for‐ profit, non‐profit, and/or governmental entities, outlining the application of combined  resources to develop facilities, programs, and/or amenities for the City and its citizens."     A partnership is a cooperative venture between two or more parties with a common goal, who  combine complementary resources to establish a mutual direction or complete a mutually  beneficial project. Partnerships can be facility‐based or program‐specific. The main goal for  Sample Parks and Recreation Department partnerships is enhancing public offerings to meet  the mission and goals of the City. Sample Parks and Recreation Department is interested in  promoting partnerships which involve cooperation among many partners, bringing resources  together to accomplish goals in a synergistic manner. Proposals that incorporate such  collaborative efforts will receive priority status.    Partnerships can accomplish tasks with limited resources, respond to compelling issues,  encourage cooperative interaction and conflict resolution, involve outside interests, and serve  as an education and outreach tool.  Partnerships broaden ownership in various projects and  increase public support for community recreation goals. Partners often have flexibility to obtain  and invest resources/dollars on products or activities where municipal government may be  limited.     Partnerships can take the form of (1) cash gifts and donor programs, (2) improved access to  alternative funding, (3) property investments, (4) charitable trust funds,   (5) labor, (6) materials, (7) equipment, (8) sponsorships, (9) technical skills and/or management  skills, and other forms of value. The effective use of volunteers also can figure significantly into  developing partnerships.  Some partnerships involve active decision making, while in others,  certain partners take a more passive role. The following schematic shows the types of possible  partnerships discussed in this policy:        Types of Partnerships  Active Partnerships  Management  Agreements  Program Partnerships  Facility Leases  Intergovernmental  Agreements (IGAs) Semi‐Limited Decision  Making Partnerships   Sponsorships  Limited Decision  Making Partnerships    Grant Programs  Donor Programs  Volunteer Programs  Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 6   D. Possible Types of Active Partnerships    Sample Parks and Recreation Department is interested in promoting collaborative partnerships  among multiple community organizations. Types of agreements for Proposed “Active”  Partnerships may include leases, contracts, sponsorship agreements, marketing agreements,  management agreements, joint‐use agreements, inter‐governmental agreements, or a  combination of these. An innovative and mutually beneficial partnership that does not fit into  any of the following categories may also be considered.     Proposed partnerships will be considered for facility, service, operations, and/or program  development including associated needs, such as parking, paving, fencing, drainage systems,  signage, outdoor restrooms, lighting, utility infrastructure, etc.    The following examples are provided only to illustrate possible types of partnerships. They are  not necessarily examples that would be approved and/or implemented.     Examples of Public/Private Partnerships     • A private business seeing the need for more/different community fitness and wellness  activities wants to build a facility on City land, negotiate a management contract, provide  the needed programs, and make a profit.    • A private group interested in environmental conservation obtains a grant from a foundation  to build an educational kiosk, providing all materials and labor, and is in need of a spot to  place it.     • Several neighboring businesses see the need for a place for their employees to work out  during the work day. They group together to fund initial facilities and an operating subsidy  and give the facility to the City to operate for additional public users.    • A biking club wants to fund the building of a race course through a park. The races would be  held one night per week, but otherwise the path would be open for public biking and in‐line  skating.    • A large corporate community relations office wants to provide a skatepark, but doesn't  want to run it. They give a check to the City in exchange for publicizing their underwriting of  the park's cost.    • A private restaurant operator sees the need for a concessions stand in a park and funds the  building of one, operates it, and provides a share of revenue back to the City.    • A garden club wants land to build unique butterfly gardens. They will tend the gardens and  just need a location and irrigation water.  Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 7   Examples of Public/Non‐Profit Partnerships    • A group of participants for a particular sport or hobby sees a need for more playing space  and forms a non‐profit entity to raise funds for a facility for their priority use that is open to  the public during other hours.    • A non‐profit baseball association needs fields for community programs and wants to obtain  grants for the building of the fields. They would get priority use of the fields, which would  be open for the City to schedule use during other times.    • A museum funds and constructs a new building, dedicating some space and time for  community meetings and paying a portion of revenues to the City to lease its land.     Examples of Public/Public Partnerships  • Two governmental entities contribute financially to the development and construction of a  recreational facility to serve residents of both entities. One entity, through an IGA, is  responsible for the operation of the facility, while the other entity contributes operating  subsidy through a formula based on population or some other appropriate factor.     • Two governmental public safety agencies see the need for more physical training space for  their employees. They jointly build a gym adjacent to City facilities to share for their training  during the day. The gyms would be open for the City to schedule for other users at night.     • A school district sees the need for a climbing wall for their athletes. The district funds the  wall and subsidizes operating costs, and the City manages and maintains the wall to provide  public use during non‐school hours.    • A university needs meeting rooms. They fund a multi‐use building on City land that can be  used for City community programs at night.      E. Sponsorships     Sample Parks and Recreation Department is interested in actively procuring sponsorships for  facilities and programs as one type of beneficial partnership. Please see the Sample Parks and  Recreation Department Sponsorship Policy for more information.      F. Limited‐Decision Making Partnerships:  Donor, Volunteer, and Granting Programs    While this policy document focuses on the parameters for more active types of partnerships,  the City is interested in, and will be happy to discuss, a proposal for any of these types of  partnerships, and may create specific plans for such in the future.  Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 8   G. Benefits of Partnerships with Sample Parks and Recreation Department    The City expects that any Proposed Partnership will have benefits for all involved parties. Some  general expected benefits are:    Benefits for the City and the Community:  ƒ Merging of resources to create a higher level of service and facility availability for  community members.  ƒ Making alternative funding sources available for public community amenities.  ƒ Tapping into the dynamic and entrepreneurial traits of private industry.  ƒ Delivering services and facilities more efficiently by allowing for collaborative business  solutions to public organizational challenges.  ƒ Meeting the needs of specific groups of users through the availability of land for  development and community use.    Benefits for the Partners:  ƒ Land and/or facility availability at a subsidized level for specific facility and/or program  needs.  ƒ Sharing of the risk with an established stable governmental entity.  ƒ Becoming part of a larger network of support for management and promotion of facilities  and programs.   ƒ Availability of professional City recreation and planning experts to maximize the facilities  and programs that may result  ƒ Availability of City staff facilitation to help streamline the planning and operational efforts.      Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 9 II.  The Partnering Process    The steps for the creation of a partnership with the Sample Parks and Recreation Department  are as follows:     A. Sample Parks and Recreation Department will create a public notification process that will  help inform any and all interested partners of the availability of partnerships with the City.  This will be done through notification in area newspapers, listing in the brochure, or  through any other notification method that is feasible.     B. The proposing partner takes the first step to propose partnering with the City. To help in  reviewing both the partnerships proposed, and the project to be developed in partnership,  the City asks for a Preliminary Proposal according to a specific format as outlined in Part  Two ‐ Proposed Partnership Outline Format.    C. If initial review of a Preliminary Proposal yields interest and appears to be mutually  beneficial based on the City Mission and Goals, and the Selection Criteria, a City staff or  appointed representative will be assigned to work with potential partners.     D. The City representative is available to answer questions related to the creation of an initial  proposal, and after initial interest has been indicated, will work with the proposing partner  to create a checklist of what actions need to take place next. Each project will have  distinctive planning, design, review and support issues. The City representative will facilitate  the process of determining how the partnership will address these issues. This  representative can also facilitate approvals and input from any involved City departments,  providing guidance for the partners as to necessary steps.     E. An additional focus at this point will be determining whether this project is appropriate for  additional collaborative partnering, and whether this project should prompt the City to seek  a Request for Proposal (RFP) from competing/ collaborating organizations.      Request for Proposal (RFP) Trigger:  In order to reduce concerns of unfair private  competition, if a proposed project involves partnering with a private "for‐profit" entity  and a dollar amount greater than $5,000, and the City has not already undergone a  public process for solicitation of that particular type of partnership, the City will request  Partnership Proposals from other interested private entities for identical and/or  complementary facilities, programs or services. A selection of appropriate partners will  be part of the process.     F. For most projects, a Formal Proposal from the partners for their desired development  project will need to be presented for the City’s official development review processes and  approvals.  The project may require approval by the Legal, Planning, Fire and Safety, Finance  and/or other City Departments, Parks and Recreation Advisory Board, Planning Board, The  Board of Trustees, and/or the City Supervisor’s Office, depending on project complexity and  applicable City Charter provisions, ordinances or regulations. If these reviews are necessary,  provision to reimburse the City for its costs incurred in having a representative facilitate the  Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 10 partnered project’s passage through Development Review should be included in the  partnership proposal.    G. Depending on project complexity and anticipated benefits, responsibilities for all action  points are negotiable, within the framework established by law, to assure the most efficient  and mutually beneficial outcome. Some projects may require that all technical and  professional expertise and staff resources come from outside the City’s staff, while some  projects may proceed most efficiently if the City contributes staff resources to the  partnership.     H. The partnership must cover the costs the partnership incurs, regardless of how the  partnered project is staffed, and reflect those costs in its project proposal and budget. The  proposal for the partnered project should also discuss how staffing and expertise will be  provided, and what documents will be produced. If City staff resources are to be used by  the partnership, those costs should be allocated to the partnered project and charged to it.     I. Specific Partnership Agreements appropriate to the project will be drafted jointly. There is  no specifically prescribed format for Partnership Agreements, which may take any of  several forms depending on what will accomplish the desired relationships among partners.  The agreements may be in the form of:    ƒ Lease Agreements  ƒ Management and/or Operating Agreements  ƒ Maintenance Agreements  ƒ Intergovernmental Agreements (IGAs)  ƒ Or a combination of these and/or other appropriate agreements    Proposed partnership agreements might include oversight of the development of the  partnership, concept plans and project master plans, environmental assessments,  architectural designs, development and design review, project management, and  construction documents, inspections, contracting, monitoring, etc. Provision to fund the  costs and for reimbursing the City for its costs incurred in creating the partnership,  facilitating the project’s passage through the Development Review Processes, and  completing the required documents should be considered.     J. If all is approved, the Partnership begins. The City is committed to upholding its  responsibilities to Partners from the initiation through the continuation of a partnership.  Evaluation will be an integral component of all Partnerships. The agreements should outline  who is responsible for evaluation, the types of measures used, and detail what will occur  should the evaluations reveal Partners are not meeting their Partnership obligations.     Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 11 III. The Partnership Evaluation Process    A. Mission Statements and Goals    All partnerships with Sample Parks and Recreation Department should be in accord with the  City’s and the Parks and Recreation Department’s Mission and Goals to indicate how a  proposed partnership for that Department would be preliminarily evaluated:       SAMPLE MISSION STATEMENT    The Sample Parks and Recreation Department will provide a variety of parks, recreation  facilities and program experiences equitably throughout the community. Programs will be  developed and maintained to the highest quality, ensuring a safe environment with exceptional  service while developing a lifetime customer. Services will demonstrate a positive economic  investment through partnerships with other service providers, both public and private, ensuring  a high quality of life for citizens of Sample.    (Sample) GOALS –    • Promote physical and mental health and fitness  • Nourish the development of children and youth  • Help to build strong communities and neighborhoods  • Promote environmental stewardship  • Provide beautiful, safe, and functional parks and facilities that improve the lives of all  citizens  • Preserve cultural and historic features within the City’s parks and recreation systems  ƒ Provide a work environment for the Parks & Recreation Department staff that encourages  initiative, professional development, high morale, productivity, teamwork, innovation, and  excellence in management      B. Other Considerations    1. Costs for the Proposal Approval Process  For most proposed partnerships, there will be considerable staff time spent on the review and  approval process once a project passes the initial review stage. This time includes discussions  with Proposing Partners, exploration of synergistic partnering opportunities, possible RFP  processes, facilitation of the approval process, assistance in writing and negotiating  agreements, contracting, etc. There may also be costs for construction and planning  documents, design work, and related needs and development review processes mandated by  City ordinances.     Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 12 Successful Partnerships will take these costs into account and may plan for City recovery of  some or all of these costs within the proposal framework. Some of these costs could be  considered as construction expenses, reimbursed through a negotiated agreement once  operations begin, or covered through some other creative means.    2. Land Use and/or Site Improvements  Some proposed partnerships may include facility and/or land use. Necessary site improvements  cannot be automatically assumed. Costs and responsibility for these improvements should be  considered in any Proposal. Some of the general and usual needs for public facilities that may  not be included as City contributions and may need to be negotiated for a project include:    ƒ Any facilities or non‐existent  infrastructure construction  ƒ Outdoor restrooms  ƒ Water fountains  ƒ Roads or street improvements ƒ Complementary uses of the site  ƒ Maintenance to specified  standards  ƒ Staffing  ƒ Parking  ƒ Utility improvements (phone, cable, storm  drainage, electricity, water, gas, sewer,  etc.)  ƒ Snow removal ƒ Custodial services  ƒ Lighting ƒ Trash removal    3. Need  The nature of provision of public services determines that certain activities will have a higher  need than others. Some activities serve a relatively small number of users and have a high  facility cost. Others serve a large number of users and are widely available from the private  sector because they are profitable. The determination of need for facilities and programs is an  ongoing discussion in public provision of programs and amenities. The project will be evaluated  based on how the project fulfills a public need.     4. Funding  Only when a Partnership Proposal demonstrates high unmet needs and high benefits for City  citizens, will the City consider contributing resources to a project. The City recommends that  Proposing Partners consider sources of potential funding. The more successful partnerships will  have funding secured in advance. In most cases, Proposing Partners should consider funding  and cash flow for initial capital development, staffing, and ongoing operation and maintenance.     The details of approved and pending funding sources should be clearly identified in a  proposal.     For many partners, especially small private user groups, non‐profit groups, and governmental  agencies, cash resources may be a limiting factor in the proposal.  It may be a necessity for  partners to utilize alternative funding sources for resources to complete a proposed project.  Obtaining alternative funding often demands creativity, ingenuity, and persistence, but many  forms of funding are available.      Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 13 Alternative funding can come from many sources, e.g. Sponsorships, Grants, and Donor  Programs. A local librarian and/or internet searches can help with foundation and grant  resources. Developing a solid leadership team for a partnering organization will help find  funding sources. In‐kind contributions can, in some cases, add additional funding.     All plans for using alternative funding should be clearly identified. The City has an established  Sponsorship Policy, and partnered projects will be expected to adhere to the Policy. This  includes the necessity of having an Approved Sponsorship Plan in place prior to procurement of  sponsorships for a Partnered Project.      C. Selection Criteria    In assessing a partnership opportunity to provide facilities and services, the City will consider  (as appropriate) the following criteria. The Proposed Partnership Outline Format in Part Two  provides a structure to use in creating a proposal. City staff and representatives will make an  evaluation by attempting to answer each of the following Guiding Questions:      • How does the project align with the City and affected Department’s Mission Statement and  Goals?  • How does the proposed facility fit into the current City and the affected Department’s  Master Plan?  • How does the facility/program meet the needs of City residents?  • How will the project generate more revenue and/or less cost per participant than the City  can provide with its own staff or facilities?  • What are the alternatives that currently exist, or have been considered, to serve the users  identified in this project?  • How much of the existing need is now being met within the City borders and within  adjacent cities?  • What is the number and demographic profile of participants who will be served?  • How can the proposing partner assure the City of the long‐term stability of the proposed  partnership, both for operations and for maintenance standards?  • How will the partnered project meet Americans with Disabilities Act and EEOC  requirements?  • How will the organization offer programs at reasonable and competitive costs for  participants  • What are the overall benefits for both the City and the Proposing Partners?    Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 14 Additional Assistance    Sample Parks and Recreation Department is aware that the partnership process does entail a  great deal of background work on the part of the Proposing Partner. The following list of  resources may be helpful in preparing a proposal:    • Courses are available through local colleges and universities to help organizations develop a  business plan and/or operational pro‐formas.     • The Chamber of Commerce offers a variety of courses and assistance for business owners  and for those contemplating starting new ventures.    • There are consultants who specialize in facilitating these types of partnerships.  For one  example, contact GreenPlay, LLC, toll free at 1‐866‐849‐9959 or www.greenplayllc.com.    • Reference Librarians at libraries and internet searches can be very helpful in identifying  possible funding sources and partners, including grants, foundations, financing, etc.    • Relevant information including the City of Sample Comprehensive Plan, the Parks and  Recreation Master Plan, site maps, and other documents are available at the _______.  These documents may be copied or reviewed, but may not be taken off‐site.    • The Sample Parks and Recreation Department Web Site (www.XXXX.com) has additional  information.    • If additional help or information is needed, please call 000‐000‐0000.  Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 15 Part Two  Sample Proposed Partnership Outline Format    Please provide as much information as possible in the following outline form.     I. Description of Proposing Organization:     • Name of Organization • Purpose of Organization  • Years in Existence • Services Provided    •    Contact Name, Mailing Address,  Physical Address, Phone, Fax, E‐mail •  Member/User/Customer Profiles  •  Accomplishments  •  Legal Status     II. Decision Making Authority  Who is authorized to negotiate on behalf of the organization?  Who or what group (i.e.  Council/Commission/Board) is the final decision maker and can authorize the funding  commitment?  What is the timeframe for decision making?    Summary of Proposal   (100 words or less)      What is being proposed in terms of capital development, and program needs?    III. Benefits to the Partnering Organization    Why is your organization interested in partnering with the Sample Parks and Recreation  Department?  Please individually list and discuss the benefits (monetary and non‐monetary) for  your organization.    IV. Benefits to the Sample Parks and Recreation Department     Please individually list and discuss the benefits (monetary and non‐monetary) for the Sample  Parks and Recreation Department and residents of the City.     V. Details (as currently known)    The following page lists a series of Guiding Questions to help you address details that can help  outline the benefits of a possible partnership. Please try to answer as many as possible with  currently known information. Please include what your organization proposes to provide and  what is requested of Sample Parks and Recreation Department. Please include (as known)  initial plans for your concept, operations, projected costs and revenues, staffing, and/or any  scheduling or maintenance needs, etc.    Sample Partnership Policy – © 2008 GreenPlay, LLC www.greenplayllc.com Page 16 Guiding Questions     Meeting the Needs of our Community:  ƒ In your experience, how does the project align with park and recreation goals?  ƒ How does the proposed program or facility meet a need for City residents?  ƒ Who will be the users?  What is the projected number and profile of participants who will  be served?  ƒ What alternatives currently exist to serve the users identified in this project?  ƒ How much of the existing need is now being met?  What is the availability of similar  programs elsewhere in the community?  ƒ Do the programs provide opportunities for entry‐level, intermediate, and/or expert skill  levels?  ƒ How does this project incorporate environmentally sustainable practices?    The Financial Aspect:  ƒ Can the project generate more revenue and/or less cost per participant than the City can  provide with its own staff or facilities? If not, why should the City partner on this project?  ƒ Will your organization offer programs at reasonable and competitive costs for all  participants?  What are the anticipated prices for participants?  ƒ What resources are expected to come from the Parks & Recreation Department?  ƒ Will there be a monetary benefit for the City, and if so, how and how much?    Logistics:  ƒ How much space do you need?  What type of space?    ƒ What is critical related to location?  ƒ What is your proposed timeline?  ƒ What are your projected hours of operations?  ƒ What are your initial staffing projections?    ƒ Are there any mutually‐beneficial cooperative marketing benefits?  ƒ What types of insurance will be needed and who will be responsible for acquiring and  paying premiums on the policies?  ƒ What is your organization's experience in providing this type of facility/program?  ƒ How will your organization meet Americans with Disabilities Act and EEO requirements?    Agreements and Evaluation:  ƒ How, by whom, and at what intervals should the project be evaluated?  ƒ How can you assure the City of long‐term stability of your organization?  ƒ What types and length of agreements should be used for this project?  ƒ What types of “exit strategies” should we include?  ƒ What should be done if the project does not meet the conditions of the original  agreements?